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Best Practice: Comment gérer ses bénévoles ?

1 octobre 2019

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Best Practice: Comment gérer ses bénévoles ?

Vous vous perdez dans l’organisation de la gestion de vos bénévoles ? La gestion des ressources humaines de son événement n’est pas chose aisée, en particulier lorsque celle-ci n’est pas directement rémunérée. Shotgun a réunis quelques conseils pratiques pour vous permettre d’y voir plus clair ! 

  • Bien choisir son coordinateur bénévole 

Les bénévoles sont un vecteur essentiel de la réussite de votre événement !  Si vous êtes organisateurs vous même, acceptez que vous ne pouvez pas tout faire et déléguer cette mission à un coordinateur soigneusement choisi. En fonction de la jauge de votre événement ou de l’étendue des missions, vous pouvez avoir besoin d’un nombre conséquent de bénévole, si c’est votre cas nous vous conseillons d’opter vers le binôme de coordinateurs, se séparer les tâches pour plus d’efficacité, se soutenir en cas d’imprévus et surtout pouvoir se remplacer et s’aménager des temps de repos ! 

Brieffing entre un référent et les bénévoles avant le début de la mission. @Mariana Vasquez

Le coordinateur bénévole doit avoir l’habitude de gérer des groupes de plus ou moins grande taille, savoir s’imposer tout en étant à l’écoute, tolérer la fatigue et être patient et surtout très organisé ! Pour un événement d’environ 500 bénévoles, commencez ce processus au moins trois mois avant idéalement ! 

“ Les plus grosses difficultés sont de trouver des bénévoles, fiables et motivés, réussir à les coordonner de façon fluide et agréable, et prendre en compte que nous avons peu de moyens alloués à cette mission. Mon principal conseil: anticiper au maximum, avoir toujours des bons éléments sous la main, ne pas être trop strict ou directif, ce sont des bénévoles qui veulent aussi passer un bon moment. ” 

Arnaud Soubeyran, coordinateur bénévole We Love Green, Marsatac, les Eurockéennes
  • Evaluer les besoins et postes pour recruter en amont 

La première tâche que devra remplir n’est pas des moindres : l’évaluation des besoins et le recrutement ! On vous conseille d’éviter les bénévoles au bar, l’expérience montre qu’un professionnel vous fera faire des économies aussi bien sur la gestion des stocks, sa rapidité et les doses d’alcool maîtrisées. Plus généralement, nous vous déconseillons d’associer bénévoles et manipulation d’argent. 

Pour structurer votre équipe, notamment si l’événement est important il est important de s’entourer de référents bénévoles (rémunéré si vous en avez le budget, ou rétribué avec des places en plus ou des tickets boissons) qui encadreront chacun les équipes bénévoles par poste et soulageront votre coordinateur général. Les équipes que l’on retrouve dans de nombreux événements sont: la brigade verte dont la mission est de s’assurer de la propreté du site et du tri des éco-cups, ramassage des poubelles; la brigade orientation comme son nom l’indique elle doit orienter le public vers les différents sites du festival; la brigade entrée principalement en charge de scanner les billets des participants ou de mettre des objets aux vestiaires/ consignes; la brigade accueil bénévoles qui se charge tout au long de l’événement du bien être de vos bénévoles et de l’espace qui est leur est dédié. En fonction des événements les besoins sont divers mais propreté, orientation, entrées et accueil sont des besoins dont on se passe rarement. Enfin nous vous conseillons de prévoir une équipe dite de réserve qui vous permettra le jour J de combler les désistements dans vos équipes principales et de réagir rapidement et les renforcer en cas de besoins inattendus. 

Bénévoles aux entrées. @Mariana Vasquez

Une fois les besoins évalués, passons au recrutement ! Pour cela, la méthode la plus simple est d’établir un questionnaire (Google Form pour une version gratuite, Typeform bien plus ergonomique) qui vous permettra de recenser sur un même fichier Excel toutes les candidatures que vous avez reçues, et les informations correspondantes à chacune d’entre elles. Ce formulaire est à partager sur vos réseaux, auprès de votre public, une fois sélectionnés il vous faudra contacter vos bénévoles par email et si possible organiser une rencontre avant le Jour-J de votre événement afin de les briefer. 

  • La gestion des plannings 

Sûrement l’une des choses les plus complexe de la gestion des bénévoles: établir les planning en fonction de vos besoins ! Déterminer les plages horaires par équipe où il faudra renforcer les effectifs pour prévoir les potentiels rushs, essayer de satisfaire les demandes de vos bénévoles de voir un artiste en particulier ou de travailler avec ses amis. Ce qu’il ne faut surtout pas faire: créer des missions longues, c’est à dire de plus de 5 heures n’est pas envisageable lorsqu’il s’agit d’une mission bénévole. Ne pas préciser la nature de la mission en amont, notamment pour des postes sensibles tels que les entrées afin d’éviter les fuites. Ne pas communiquer les plannings en amont de l’événement, afin d’éviter les désistements dus à des horaires qui ne conviennent pas ! Diviser également les groupes d’amis, pour privilégier les binômes, ils auront tendance à être plus efficace et éviteront l’effet de groupe en cas de non-respect de la mission !  

  • L’accueil et le confort des bénévoles  

Si nous avons beaucoup évoqué ce qu’il ne fallait faire pour structurer votre équipe et s’assurer un maximum de son efficacité, sachez que cela passe également par la façon dont vous les accueillerez et les traiterez ! Si c’est un événement sur plusieurs jours, séparez le camping bénévole du camping festivalier, rapprochez le du festival et assurez vous du confort ! Petit +: un bar bénévole à prix coûtant ! 

Equipé dédiée à l accueil et l information des bénévoles. @Mariana Vasquez
L espace bénévole est aussi un espace de détente et de repos.

L’espace bénévole sera le QG, le point de repère, de rencontre et de prise d’informations entre référents et bénévoles. Essayez de l’aménager, de mettre un vestiaire pour les bénévoles, un point catering où tout au long de l’événement ils auront à disposition de l’eau et du café, ainsi que de la nourriture type fruits, biscuits et sucreries. Petit +: offrez leur des goodies, tee-shirt, stickers, casquette ou même un simple briquet ! Un bénévole considéré, respecté et chouchouté aura d’autant plus de coeur à l’ouvrage et vous le fidéliser pour vos prochaines éditions ! 

  • Éviter les désistements et abandons de postes 

Même si vous mettez  toutes les chances de votre côté lors du recrutement de vos effectifs, vous n’êtes jamais à l’abri de mauvaises surprises tels que des désistements à quelques jour de l’événement ou le jour même, ou encore des abandons de poste ! Voici quelques trucs et astuces pour limiter les dégâts: différencier les bracelets par jour afin de limiter les accès aux jours suivant en cas d’abandon de poste ou de comportements non-responsables; peu pratiqué en France mais la caution bénévole à hauteur du prix du billet peut également se révéler une dés-incitation efficace au manque de sérieux de chacun. On vous le répète encore, dans la mesure du possible, communiquez vos plannings les jour J. 

In fine, il n’y a pas de science exacte applicable à la gestion des bénévoles mais des réflexes à adopter instinctivement; chaque événement se distingue des autres donc ses conseils sont bien entendu à adapter ! N’hésitez pas à nous contacter pour un conseil plus personnalisé pour la préparation de votre événement ! Si vous êtes à la recherche de coordinateurs bénévoles expérimentés, Shotgun vous conseille les meilleurs: Corentine Berthier (Marvellous, Animalz) et Arnaud Soubeyran (We Love Green, Marsatac, les Eurockéennes)  

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