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Un algo pour une gestion optimale des entrées!

juin 11, 2018

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Un algo pour une gestion optimale des entrées!

La gestion des points d’accès d’un événement est l’un des principaux challenges que doit relever les acteurs de l’événementiel électronique. Les entrées soulèvent de multiples enjeux, en effet sécuritaire et commercial doivent s’allier pour optimiser l’expérience client.

Ainsi face aux difficultés des organisateurs d’événements à évaluer les besoins techniques et humains à mobiliser pour gérer les accès, Shotgun proche de ces acteurs et de la réalité du terrain a modélisé de façon algorithmique les entrées d’un événement afin de dimensionner de façon réaliste le nombre de personnes dans la file et leur temps d’attente maximum en faisant varier les données de l’événements (agents de sécurité, et lignes de scans)

La méthodologie suppose une répartition gaussienne, centrée sur une heure d’arrivée préférentielle et se base sur des données hypothétiques d’entrée observées sur le terrain tels que le temps de palpation ou de scan; ainsi à partir de suppositions pratiques faites sur la soirée nous parvenons à modéliser la fenêtre sur laquelle les clients arrivent.

La courbe orange renseigne le flux de personne arrivées à l’événements, tandis que la courbe grise représente la stagnation de ce flux, autrement dit le nombre de personnes en train de patienter pour accéder à l’événement.

Cet algorithme permet ainsi en faisant varier les informations fonctionnelles de la soirée de trouver en fonction du temps d’attente maximum accepté la combinaison optimale entre agents de palpation et aux scans nécessaires à une entrée fluide et sécurisée.

Voici une démonstration de l’utilisation de l’algorithme développé, à partir d’une étude de cas fictif: une soirée est organisée par Shotgun au Dock Pullman le samedi 9 juin de 23h à 7h le lendemain, près de 5000 personnes sont attendues, avec un pic d’affluence estimé entre 1h et 3h. Quel dispositif mobiliser aux entrées ?

Configuration 1 : Catastrophe !

Effectif mobilisé: 3 personnes aux scans des billets d’entrée et 6 à la palpation.

On remarque que cette configuration est problématique car les besoins en personnels ont été sous-estimé avec un temps d’attente au pic d’affluence de 55 minutes pour 1311 personnes patientant dans la queue. La courbe grise de stagnation est beaucoup trop surélevée de la courbe orange des entrants, le temps d’attente pour entrer dans la soirée est bien trop long et la formation de cette foule pose une question sécuritaire.

Configuration 2: Soyons réalistes !

Effectif mobilisé: 4 personnes au contrôle des billets et 8 à la palpation.

Cette configuration est celle qui se rapproche le plus des organisateurs de soirées, l’attente max modérée pour les clients arrivant en au milieu du pic (20minutes), elle est acceptable tout en mobilisant moins d’agents, ce qui n’engage pas de coûts de personnels inutile tout en conservant la satisfaction des participants à l’événement.

Configuration 3: Optimale, no standing, just dancing !

Effectif mobilisé: 5 personnes aux scans, et 10 à la fouille.

Ce cas de figure est “optimal” car grâce à une importante mobilisation d’agents aux entrées l’attente est quasi inexistante, on note au pic time de la soirée les participants patientent au maximum 4 minutes dans la file.

Que choisir ? Les configurations 2 et 3 sont excellentes, le choix entre les deux dépend de l’organisateur et du temps d’attente maximum qu’il pense tolérable pour ses clients

L’idéal serait de se placer dans un premier temps dans le scénario réaliste, efficace tout en faisant une économie de moyens et en satisfaisant les participant , tout en laissant dans un second temps assez de personnel disponible pour passer en mode optimal en cas de pic d’affluence inattendu (plus de gens que prévu, ou un nombre important de personnes arrivant simultanément).

Pour plus d’informations sur la gestion de vos entrées, n’hésitez pas à prendre rendez-vous ou contacter nos conseillers pour profiter de cette expertise développée par notre équipe technique.








 

One Comment
  1. […] C’est pour éviter ce dernier scénario que chez Shotgun, on a récemment mis au point un algorithme prédictif qui vous permet de déterminer la quantité de personnelle nécessaire à la fouille et au scan en […]

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